Pismo do urzędu

Sebastian Wawruch        25 listopada 2016        2 komentarze

Pewnego razu do jednego z urzędów w których kiedyś tam pracowałem wpłynęło pismo w którym klient vel petent skarżył się na różne dolegliwości w tym i na to, że jest prześladowany przez tajemnicze „lasery”. Podobnych rewelacji było na około 5 stron. Można i tak. Wtedy otrzyma się najprawdopodobniej odpowiedź z prośbą o sprecyzowanie żądania lub zwrot podania bez rozpatrzenia.

Jak jednak napisać z sensem ? Masz już czystą kartkę przed sobą albo pusty formularz. Od czego zacząć ?

1. Na początku Twoje imię i nazwisko wraz z adresem. Zwykle w lewym górnym rogu.
Adres – wpisz taki, pod jakim listonosz może Cię zastać i skutecznie doręczyć Ci odpowiedź urzędu. Wpisywanie adresu zameldowania pod którym to adresem nie przebywasz – nie ma sensu.

2. W prawym górnym rogu – miejscowość i data. Trochę niżej – adresat. Wójt Gminy Raciąż. Prezydent Miasta Lublin . Wojewoda Wielkopolski. Starosta Pilski. Adresatów mamy tylu – ile urzędów i organów władzy. Czy musisz określać adresata z imienia i nazwiska ? Nie – w końcu piszesz do przedstawiciela swojego państwa lub samorządu – wystarczy określenie stanowiska. To, że je akurat pełni Kowalski albo Nowak nie ma znaczenia dla prawidłowości Twojego pisma.

3. To było proste. Teraz trudniejsza część. Jak określić to czego chcesz czyli jak określić żądanie.

  • Krótko :). Jeśli coś ma więcej niż jedną stronę to znaczy że często ginie istota rzeczy. Spójrz choćby na wzory formularzy – starają się być tak zwięzłe jak to tylko możliwe.
  • Nie trzeba wskazywać podstaw prawnych, przepisów, paragrafów.
  • Możesz opisać to czego żądasz od urzędu-organu własnymi słowami jednak w taki sposób żeby było możliwe ustalenie o co chodzi np. jeśli żądasz wypłaty odszkodowania to powinieneś napisać za co to odszkodowanie naszym zdaniem się należy, jeśli żądasz np. przekształcenia prawa użytkowania wieczystego we własność nieruchomości to trzeba wskazać o jaką nieruchomość nam chodzi, gdzie zlokalizowaną, ze wskazaniem np. nr księgi wieczystej – o ile taka istnieje.
  • Jeżeli Twoje żądanie ma być załatwione przez organ administracji to musi istnieć przepis prawa który daje Ci prawo do żądania określonego działania bądź zaniechania a z drugiej strony zobowiązuje urząd/organ do załatwienia Twojej sprawy. Nie musisz wskazywać tego przepisu w swoim piśmie, ale przepis ten musi istnieć. Najważniejsze zatem jest przemyślenie czy rzeczywiście w danej sprawie urząd (organ administracji) może pomóc.

W sprawie „prześladowania przez lasery” – takiego jak na wstępie – organ administracji za wiele zrobić nie mógł – wszak nie było nawet uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa tak aby pismo można było przesłać do organów ścigania…

4. Po sformułowaniu żądania pismo powinieneś podpisać. O podpisie pewnie będzie jeszcze nie raz. Tutaj tylko wskażę, iż podpis nie musi być „czytelny” jak to niekiedy różne osoby wymagają. Cokolwiek by poprzez tę „czytelność” podpisu rozumieć. Gdy pismo wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

5. Istotną rzeczą jest abyś załączył dowód opłacenia opłaty o ile w danej sprawie wniesienie takiej opłaty jest wymagane przed podjęciem działania przez organ administracji (np. opłata skarbowa czy opłata paszportowa).

6. Niekiedy przepisy wymagają przedłożenia pewnych szczególnych załączników do określonego pisma bądź zawarcia w takim piśmie konkretnych informacji. Nie ma się jednak czego obawiać – jeśli o tych wymaganiach zapomnimy to urząd przypomni nam o nich wzywając „do uzupełnienia braków formalnych” i konkretnie poda jakich informacji bądź dokumentów od nas oczekuje – tak aby móc załatwić naszą sprawę.

7. Przed skierowaniem pisma do urzędu warto zapoznać się ze stroną internetową danego urzędu a w szczególności z jego stroną BIP czyli Biuletynu Informacji Publicznej. Często możesz tam znaleźć urzędowe formularze ułatwiające sformułowanie pisma do urzędu.

W następnym wpisie – jeśli nie pismo to co – o innych sposobach wnoszenia podań do organów administracji.

Do zobaczenia !

{ 2 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

NT&F Listopad 28, 2016 o 13:05

Szanowny Panie Mecenasie, mam pytanie odnośnie podpisu:
w sytuacji standardowej wnioskodawca podpisuje się czytelnie Imieniem i Nazwiskiem (tak jak ma to miejsce np. przy pozwie). Skoro k.p.a. wprowadza wymóg podpisu to urząd musi zweryfikować czy pod pismem podpisał się właśnie wnioskodawca a nie ktoś inny – taką szansę daje tylko czytelny podpis Imieniem i Nazwiskiem. Czy można skutecznie podpisać się w inny sposób?

Z poważaniem
Marcin

Odpowiedz

Sebastian Wawruch Grudzień 18, 2016 o 18:09

Witam Panie Marcinie !

Jedyny wymóg jaki prawo na gruncie procedury administracyjnej stawia podpisowi jest taki żeby był on własnoręczny :). Z orzecznictwa wynika że powinien obejmować co najmniej nazwisko. Nie musi być czytelny. Zresztą to jest kryterium ocenne. Dla mnie moje pismo ręczne jest czytelne, dla niektórych nieczytelne. Wymuszanie przez urzędników podpisywania się imieniem i nazwiskiem bardzo często prowadzić może do tego, że taki „podpis” nie jest podpisem w sensie ścisłym (czyli znakiem graficznym uczynionym ręką wystawcy dokumentu w taki sposób w jaki stale się on podpisuje) tylko wypisaniem imienia i nazwiska czasem nawet drukowanymi literami. O podpisie postaram się jeszcze coś napisać, bo temat ciekawy:).

Pozdrawiam
Sebastian

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: