Jeśli nie pismo to co – o innych sposobach wnoszenia podań

Sebastian Wawruch        08 grudnia 2016        2 komentarze

Był to senny poranek w pewnym Urzędzie Gminy jakich wiele w całym kraju. Wykonałem już Pierwszą Czynność Urzędnika* i przeglądałem kalendarz w oczekiwaniu na problemy prawne pracowników Urzędu. Nie czekałem zbyt długo.

Nagle do mojego pokoju wpadła (to dobre określenie) pewna pani urzędniczka i z emocją w głosie oświadczyła:

-Panie Mecenasie ! Pan B. chce złożyć ustnie wniosek o wydanie decyzji. Czy to w ogóle możliwe ?

Jako, że jestem zwolennikiem prostych rozwiązań zapytałem czy zaproponowano Panu B. kartkę i długopis tak aby mógł złożyć podanie w sposób jaki u nikogo nie wywołuje emocji  – czyli na piśmie. Niestety mój napoleoński plan Pani urzędniczka przejrzała i oświadczyła, że Pan B. nie chce kartki i długopisu a żąda protokołu.

Nasz klient, nasz Pannn. Złożenie podania do urzędu ustnie jest możliwe, ale z czynności tej sporządza się protokół.

Protokół z ustnego podania nie różni się, pod względem formalnym, zbytnio od innych protokołów sporządzanych w urzędach. Protokół trzeba sporządzić tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał – w tym akurat wypadku kto i gdzie złożył podanie i o jakiej treści, tu oczywiście też żądanie powinno być sprecyzowane, tak jak i w pisemnym podaniu, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny – w tym wypadku, poza wnioskodawcą była to ww. pani urzędniczka i ja – radca prawny Urzędu,  i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. Protokół odczytano w obecności wszystkich wyżej wymienionych. Wszyscy obecni też, na szczęście, go podpisali. Gdyby było inaczej należałoby  odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby omówić w protokole – to, jak sami wiecie, dodatkowy problem a woda z czajnika (patrz przypis) i tak już mi wystygła :).

O protokołach jeszcze trochę będzie, bo to ciekawy i nie tak znowu często wykorzystywany w praktyce administracyjnej dokument o pewnych wymogach formalnych. A jeśli są wymogi to są i komplikacje.

Z kronikarskiego obowiązku trzeba też wspomnieć, że zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego podania można wnosić także telegraficznie i za pomocą telefaksu  – ale podania wniesionego w ten sposób, do urzędu, to nawet i najstarsi górale nie pamiętają.

Ciekawą i coraz częściej stosowaną w praktyce formą komunikacji z urzędem jest elektroniczna skrzynka podawcza organu administracji publicznej na portalu ePUAP, ale o tym w kolejnym wpisie.

*Pierwsza Czynność Urzędnika – nalać wody do czajnika.

Pismo do urzędu

Sebastian Wawruch        25 listopada 2016        2 komentarze

Pewnego razu do jednego z urzędów w których kiedyś tam pracowałem wpłynęło pismo w którym klient vel petent skarżył się na różne dolegliwości w tym i na to, że jest prześladowany przez tajemnicze „lasery”. Podobnych rewelacji było na około 5 stron. Można i tak. Wtedy otrzyma się najprawdopodobniej odpowiedź z prośbą o sprecyzowanie żądania lub zwrot podania bez rozpatrzenia.

Jak jednak napisać z sensem ? Masz już czystą kartkę przed sobą albo pusty formularz. Od czego zacząć ?

1. Na początku Twoje imię i nazwisko wraz z adresem. Zwykle w lewym górnym rogu.
Adres – wpisz taki, pod jakim listonosz może Cię zastać i skutecznie doręczyć Ci odpowiedź urzędu. Wpisywanie adresu zameldowania pod którym to adresem nie przebywasz – nie ma sensu.

2. W prawym górnym rogu – miejscowość i data. Trochę niżej – adresat. Wójt Gminy Raciąż. Prezydent Miasta Lublin . Wojewoda Wielkopolski. Starosta Pilski. Adresatów mamy tylu – ile urzędów i organów władzy. Czy musisz określać adresata z imienia i nazwiska ? Nie – w końcu piszesz do przedstawiciela swojego państwa lub samorządu – wystarczy określenie stanowiska. To, że je akurat pełni Kowalski albo Nowak nie ma znaczenia dla prawidłowości Twojego pisma.

3. To było proste. Teraz trudniejsza część. Jak określić to czego chcesz czyli jak określić żądanie.

  • Krótko :). Jeśli coś ma więcej niż jedną stronę to znaczy że często ginie istota rzeczy. Spójrz choćby na wzory formularzy – starają się być tak zwięzłe jak to tylko możliwe.
  • Nie trzeba wskazywać podstaw prawnych, przepisów, paragrafów.
  • Możesz opisać to czego żądasz od urzędu-organu własnymi słowami jednak w taki sposób żeby było możliwe ustalenie o co chodzi np. jeśli żądasz wypłaty odszkodowania to powinieneś napisać za co to odszkodowanie naszym zdaniem się należy, jeśli żądasz np. przekształcenia prawa użytkowania wieczystego we własność nieruchomości to trzeba wskazać o jaką nieruchomość nam chodzi, gdzie zlokalizowaną, ze wskazaniem np. nr księgi wieczystej – o ile taka istnieje.
  • Jeżeli Twoje żądanie ma być załatwione przez organ administracji to musi istnieć przepis prawa który daje Ci prawo do żądania określonego działania bądź zaniechania a z drugiej strony zobowiązuje urząd/organ do załatwienia Twojej sprawy. Nie musisz wskazywać tego przepisu w swoim piśmie, ale przepis ten musi istnieć. Najważniejsze zatem jest przemyślenie czy rzeczywiście w danej sprawie urząd (organ administracji) może pomóc.

W sprawie „prześladowania przez lasery” – takiego jak na wstępie – organ administracji za wiele zrobić nie mógł – wszak nie było nawet uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa tak aby pismo można było przesłać do organów ścigania…

4. Po sformułowaniu żądania pismo powinieneś podpisać. O podpisie pewnie będzie jeszcze nie raz. Tutaj tylko wskażę, iż podpis nie musi być „czytelny” jak to niekiedy różne osoby wymagają. Cokolwiek by poprzez tę „czytelność” podpisu rozumieć. Gdy pismo wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

5. Istotną rzeczą jest abyś załączył dowód opłacenia opłaty o ile w danej sprawie wniesienie takiej opłaty jest wymagane przed podjęciem działania przez organ administracji (np. opłata skarbowa czy opłata paszportowa).

6. Niekiedy przepisy wymagają przedłożenia pewnych szczególnych załączników do określonego pisma bądź zawarcia w takim piśmie konkretnych informacji. Nie ma się jednak czego obawiać – jeśli o tych wymaganiach zapomnimy to urząd przypomni nam o nich wzywając „do uzupełnienia braków formalnych” i konkretnie poda jakich informacji bądź dokumentów od nas oczekuje – tak aby móc załatwić naszą sprawę.

7. Przed skierowaniem pisma do urzędu warto zapoznać się ze stroną internetową danego urzędu a w szczególności z jego stroną BIP czyli Biuletynu Informacji Publicznej. Często możesz tam znaleźć urzędowe formularze ułatwiające sformułowanie pisma do urzędu.

W następnym wpisie – jeśli nie pismo to co – o innych sposobach wnoszenia podań do organów administracji.

Do zobaczenia !

Powitanie

Sebastian Wawruch        20 listopada 2016        Komentarze (0)

Witam na blogu o prawie w administracji, jeśli jeszcze nie przeczytałeś zakładki o mnie. Warto tam zajrzeć – napisałem całą prawdę i tylko prawdę :).

Na blogu chcę Cię przeprowadzić przez postępowanie administracyjne. Zaczniemy od rzeczy względnie prostej a mianowicie jak napisać pismo/wniosek do urzędu. Następnie porozmawiamy o kolejnych etapach postępowania w urzędzie.

Będzie też trochę o zasadach postępowania administracyjnego. Na studiach uważałem, że zasady – jakiejkolwiek gałęzi prawa – są trochę nudne. W praktyce jednak znajomość zasad – tu zasad postępowania administracyjnego – pozwala skutecznie walczyć o swoje prawa. Pomocna jest choćby znajomość słynnej Dziesiątki (o której za jakiś czas, suspens musi być !).

Potem porozmawiamy o tym jak skutecznie napisać odwołanie od decyzji, która jest dla Ciebie niekorzystna.

Będę też wrzucał ciekawe tematy z innych dziedzin prawa, które jednak mają szerokie zastosowanie w administracji i urzędach. W najbliższym czasie takim gorącym tematem będzie przekształcenie prawa użytkowania wieczystego nieruchomości we własność  – z mocy prawa.

Do szybkiego zobaczenia !